Ολοένα και περισσότεροι επιλέγουμε ή αναγκαζόμαστε να δουλέψουμε από το σπίτι. Για πολλούς το φαινόμενο τηλεργασία λόγω κορονοϊού είναι κάτι εντελώς καινούριο. Για εμένα και τον κλάδο μου, την τεχνολογία της πληροφορίας, ή το IT όπως το γνωρίζετε πολλοί, είναι κάτι παλιό. Πιο παλιό και από το internet το ίδιο.
Δούλεψα για αρκετά χρόνια από το σπίτι – αποκλειστικά από το σπίτι. Σηκωνόμουν το πρωί, και έσερνα τα πόδια μέχρι το γραφείο, για να κουνήσω το ποντίκι του υπολογιστή και να τσεκάρω τα mail μου, πριν καν φτιάξω καφέ, πριν καν πιώ ένα ποτήρι νερό, πριν καν περάσω μια βόλτα από την τουαλέτα. Ατέλειωτες μέρες κι ατέλειωτες νύχτες, για πολλά χρόνια, το σπίτι μου ήταν και ο εργασιακός μου χώρος.
Κατάφερα και μίσησα τόσο το επάγγελμά μου, όσο και την τηλεργασία, γιατί, για κάποιο ανεξήγητο λόγο, κατάφερα και τα έκανα όλα λάθος. Σήμερα, που #ΜένουμεΣπίτι και #Τηλεργαζόμαστε, είναι πολύ σημαντικό να κάνουμε σωστά κάποια πράγματα. Όχι τόσο για να μην μισήσουμε την δουλειά μας, το σπίτι μας, τον εαυτό μας ή την τηλεργασία – μέχρι να πεις κύμινο θα τελειώσει και αυτό και θα επανέλθουμε στους ρυθμούς μας – αλλά γιατί η τηλεργασία είναι το μέλλον μας.
Ο χώρος σου
Είναι εξαιρετικά σημαντικό να έχεις τον χώρο σου. Ιδανικά, ένα πραγματικό home office, χρειάζεται ένα πραγματικό γραφείο, σωστή διάταξη και χωροθέτηση των εργαλείων σου, μια πόρτα που να κλείνει και τον ιδανικό φωτισμό για να δουλέψεις.
Δυστυχώς, οι περισσότεροι δεν μπορούμε να έχουμε ένα δωμάτιο – γραφείο στο σπίτι μας. Αυτό δεν σημαίνει ότι μπορούμε να δουλέψουμε στο κρεββάτι ή στον καναπέ, ούτε ότι μπορούμε να αράξουμε στη λεκάνη, έχοντας βάλει το λάπτοπ πάνω στο πλυντήριο. Αποφάσισε ποιός θα είναι ο χώρος εργασίας σου και διαμόρφωσέ τον κατάλληλα.
Το να μπορείς να κλείσεις την πόρτα του «γραφείου» σου, είναι ευλογία – πολλούς από εμάς μας βοηθάει η κλειστή πόρτα, καθώς καταφέρνουμε να αποσυνδεθούμε από το σπίτι και να μπορέσουμε πραγματικά να νιώσουμε ότι είμαστε στον εργασιακό μας χώρο.
Εάν έχεις παιδιά, θα πρέπει να σκαρφιστείς έναν τρόπο, με την μορφή παιχνιδιού, για να μην απασχολούν τον μπαμπά ή την μαμά, την ώρα που εργάζεται. Θα μπορούσες, για παράδειγμα, να κρεμάσεις ένα κόκκινο χαρτί στην κλειστή πόρτα, όταν δεν θέλεις να σε ενοχλήσουν, καθώς είσαι σε κάποιο σημαντικό meeting, κι ένα πράσινο χαρτί όταν θα μπορούν ελεύθερα να μπαίνουν στο γραφείο σου. Σαν τα φανάρια ένα πράγμα!
Τέλος, είτε έχεις κάποιο σημαντικό meeting, είτε είσαι ο άνθρωπος που δεν θα χρειαστεί να μπεις ποτέ σε video conference, καλό είναι να έχεις ρούχα δουλειάς και ρούχα σπιτιού. Κανόνας που δεν ακολουθώ συνήθως – γιατί αν μπορούσα να πάω στη δουλειά με τις πιτζάμες, θα το έκανα – αλλά σίγουρα με βοηθάει να παραμείνω στον στόχο μου και να μην νομίζω, έστω και υποσυνείδητα, ότι απλώς σκρολάρω στον κώδικά μου.
Το πρόγραμμά σου
Ελάχιστοι άνθρωποι μπορούν να λειτουργήσουν χαοτικά, χωρίς κανένα απολύτως πρόγραμμα. Δυστυχώς, πολλοί είναι εκείνοι που προσπαθούν να λειτουργήσουν έτσι και δεν καταφέρνουν τίποτα. Αν και είναι σχετικά ευκολότερο να έχεις κάποιου είδους πρόγραμμα στον χώρο εργασίας σου, στο σπίτι, συνήθως, είναι από δύσκολο έως ακατόρθωτο.
Προσπάθησε να κρατήσεις τον εαυτό σου εντός ενός προγράμματος, ιδιαίτερα στην αρχή και το τέλος της εργάσιμης ημέρας. Το ότι ξύπνησες στις 5:30 δεν σημαίνει ότι πρέπει να σηκωθείς από το κρεβάτι και να πας να κλωτσήσεις τον κόκορα για να λαλήσει. Μείνε στο κρεβάτι ή ξεκίνα την μέρα σου όπως και κάθε άλλη μέρα που θα ξυπνούσες αχάραγα, αλλά θα έπρεπε να πας στη δουλειά. Δεν άλλαξε κάτι. Απλώς άλλαξε ο χώρος εργασίας.
Μείνε στο πρόγραμμά σου. Αν και δουλεύω από το σπίτι αυτές τις μέρες, συνεχίζω και ξυπνάω την ίδια ώρα που ξυπνάω τις καθημερινές. Δεν θέλω να χαλάσω το πρόγραμμά μου, δεν θέλω να διαλύσω την ρουτίνα μου. Έχω περισσότερο χρόνο για τον εαυτό μου – καθώς δεν έρχομαι αντιμέτωπος με την πρωινή μετακίνηση και το μποτιλιάρισμα.
Μείνε στο πρόγραμμά σου. Ξεκίνα να εργάζεσαι την ώρα που θα ξεκινούσες κανονικά. Μην παρεκκλίνεις. Αύριο – μεθαύριο που θα λήξει το καθεστώς τηλεργασίας θα βαρυγκωμάς εάν πρέπει να ξυπνήσεις νωρίτερα, να μετακινηθείς και να εργαστείς σε κάποια άλλη ώρα από αυτή που συνήθισες να εργάζεσαι όταν ήσουν σπίτι.
Εάν δουλεύεις μόνιμα από το σπίτι και είσαι κύριος του ωραρίου σου, κάνε το πρόγραμμα που σε βολεύει. Μόνο εσύ γνωρίζεις ποιές ώρες της ημέρας είσαι περισσότερο παραγωγικός, οπότε μόνο εσύ μπορείς να καθορίσεις το πρόγραμμά σου. Οι υπόλοιποι, εμείς που πρέπει να υποστηρίζουμε τον κόσμο μας, μεταξύ εννιά και πέντε (συνήθως), πρέπει να τηρήσουμε ευλαβικά το πρόγραμμά μας.
Υπάρχουν λεπτές γραμμές μεταξύ προσωπικού και εργασιακού χρόνου όταν δουλεύεις από το σπίτι. Προσπάθησε να μην τις περνάς. Η δουλειά είναι δουλειά και ο προσωπικός χρόνος είναι αφιερωμένος στα πάντα εκτός της δουλειάς. Όταν το πρόγραμμα σου σού λέει ότι εργάζεσαι, εργάζεσαι – τελεία και παύλα! Μην σπαταλάς άσκοπα τον χρόνο σου, μην πιάνεις την κουβέντα με τον κολλητό στο τηλέφωνο, ζήτα από τον/την σύντροφο να μην αποσπά την προσοχή σου με κάτι αγάπη, τι ρούχα έχεις για πλύσιμο και λατρεία, τι να μαγειρέψω για μεσημέρι;
Κάνε τα καθιερωμένα διαλείμματα σου – είναι και αυτά μέσα στο πρόγραμμα. Σήκω από την καρέκλα και κάνε μερικά βήματα για να ξεμουδιάσεις και να κυκλοφορήσει το αίμα σου, έχοντας πάντα στο μυαλό σου ότι είναι μέσα στη ρουτίνα σου, ότι ούτως ή άλλως θα το έκανες. Κάνε διάλειμμά για φαγητό και μην τρώς πάνω από το λάπτοπ. Γύρνα από το μεσημεριανό στο γραφείο σου, στην ώρα σου κι όχι μια ώρα αργότερα. Χρόνος υπάρχει για να δεις τους οικείους σου, άπλετος χρονος μιας και γλυτώνεις τις μετακινήσεις. Μα αυτός ο χρόνος δεν είναι τώρα, τώρα εργάζεσαι, έχεις πρόγραμμα και σ’ αυτό θα πρέπει να παραμείνεις.
Καθημερινή Ρουτίνα
Όταν δουλεύεις από το σπίτι, δεν έχεις τον φυσικό διαχωρισμό μεταξύ σπιτιού και εργασιακού χώρου και ο νοητός διαχωρισμός είναι κάτι που θα πρέπει να καλλιεργήσεις στον εαυτό σου. Θα σε βοηθήσει τόσο στο να είσαι πιο αποδοτικός, όσο και στο να μην χαλάσουν οι σχέσεις σου με τους οικείους σου. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να μην παρεκκλίνεις από την ρουτίνα σου, όπως και δεν θα πρέπει να το κάνεις και με το πρόγραμμά σου.
Πρωινό! Εξαιρετικά σημαντικό! Πρωινό φαγητό και πρωινός προσωπικός χρόνος! Ξύπνα, πλύσου, φάε σαν άνθρωπος, όπως θα έκανες κάθε μέρα ή όπως κάνεις τα σαββατοκύριακα. Πλύνε δόντια – για να μην καταλήξεις σαν εμένα που σκάω τα μισθά μου στην λατρεμένη μου οδοντίατρο. Υπό άλλες συνθήκες θα σου έλεγα να βγεις μια βόλτα πριν να αρχίσεις να δουλεύεις, αλλά, είπαμε #ΜένουμεΣπίτι και #Τηλεργαζόμαστε. Όταν τελειώσει η καραντίνα, ναι, κάνε πρωινή βόλτα για να ξυπνήσει το μυαλό.
Το πρόγραμμα είναι μέσα στη ρουτίνα κι όσο κι αν σιχαίνομαι να επαναλαμβάνομαι, εδώ θα το κάνω. Τρως μπανάνα στις έντεκα στη δουλειά; Φάε μπανάνα στις έντεκα στο σπίτι. Τρως μεσημεριανό στη μία με τους συναδέλφους; Φάε μεσημεριανό στη μία στο σπίτι με τους οικείους σου. Έχεις meeting κάθε Τρίτη στις τρείς με την ομάδα σου; Βάλε τα καλά σου, συμμάζεψε τον χώρο σου και μαζευτείτε με την ομάδα στην προκαθορισμένη ώρα για το καθιερωμένο meeting – το ότι είστε στα σπίτια σας, δεν αλλάζει κάτι.
Αποσυμπιέσου, όπως θα έκανες οποιαδήποτε μέρα μετά τη δουλειά. Είναι σημαντικό το να μπορείς να αποχωριστείς τον εργασιακό σου χώρο και να αφήνεις τα προβλήματα της δουλειάς, στη δουλειά – και αντίστοιχα να μην κουβαλάς τα προβλήματα του σπιτιού, στη δουλειά. Τελείωσε η μέρα; Πάρα πολύ ωραία, μείνε στη ρουτίνα σου και πάρε αυτή τη γευστική μπύρα που παίρνεις τα απογεύματα που ακολουθούν μια δύσκολη μέρα. Βγες, παίρνοντας όλα τα μέτρα προφύλαξης, για να πάρεις έναν espresso στο χέρι και να περπατήσεις λιγάκι. Αυτές τις ημέρες χρειάζεται προσοχή, αλλά γενικότερα, μια βόλτα για αποσυμπίεση και αποσύνδεση από τον εργασιακό χώρο και επιστροφή στο σπίτι, βοηθάει πολύ.
Έχε έτοιμο φαγητό! Μπορεί να έχεις την πολυτέλεια να είσαι σπίτι και να μπορείς να φας όπου τρως όταν είσαι σπίτι, αλλά είναι μια πολύ καλή περίοδος να κόψεις το απ’ έξω και το delivery στη δουλειά. Είτε είσαι μόνος, είτε όχι, έχε έτοιμο το φαγητό σου. Οι διατροφικές συνήθειες είναι μέρος της ρουτίνας μας και σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να τις χαλάσει η τηλεργασία.
Μάθε να κάνεις log-off. Όλοι θα απαντήσουμε σε ένα εξαιρετικά σημαντικό email στις 11:30 το βράδυ, είτε δουλεύουμε από το σπίτι, είτε όχι. Ιδιαίτερα όταν δουλεύεις από το σπίτι, θα πρέπει να μάθεις να κάνεις log-off για να μην περάσεις αυτές τις λεπτές γραμμές που χωρίζουν σπίτι και εργασιακό χώρο και για να μην καταλήξεις να νιώθεις πως το σπίτι σου είναι μόνο δουλειά και τίποτα παραπάνω.
Επικοινώνησε με τους συναδέλφους
Όταν δουλεύεις από το σπίτι δεν έχεις την δυνατότητα να πέσεις πάνω στον συνάδελφο, καθώς στρίβεις σε κάποια γωνιά ενός διαδρόμου. Ούτε μπορείς να πεταχτείς μέχρι το διπλανό γραφείο για να πεις δυο κουβέντες. Η επικοινωνία είναι εξαιρετικά σημαντική κι αν πριν μιλούσες μαζί τους μία φορά, τώρα θα πρέπει να το κάνεις τρείς και τέσσερεις.
Μην έχοντας φυσική επαφή με τους συναδέλφους χάνουμε πολλά – όπως τον τόνο της φωνής του συνομιλητή μας ή τη γλώσσα του σώματος. Οπότε η σωστή γραπτή ή προφορική επικοινωνία, είναι πολύ σημαντική, τόσο για να μην υπάρχουν παρεξηγήσεις, όσο και για να φέρετε σε πέρας, σωστά και αποδοτικά, τις καθημερινές σας εργασίες.
Αν η επικοινωνία μεταξύ δύο ατόμων που δουλεύουν από το σπίτι είναι κάτι δύσκολο, πού να δεις τι γίνεται στα meeting. Πολλές φορές η απόσταση μας δίνει ένα ψευδές αίσθημα ασφάλειας και παντοδυναμίας, το οποίο δεν θα πρέπει να μας κυριεύει. Γι’ αυτό, ιδιαίτερα στα meeting, αλλά και σε κάθε επικοινωνία:
- Χρησιμοποίησε την κάμερά σου, όπου αυτό είναι εφικτό. Δεν είναι μόνο ότι οι οικείες φάτσες θα σου φτιάξουν τη διάθεση και θα σε κάνουν να αισθανθείς λιγότερο μόνος – όπως συχνά συμβαίνει σε αυτούς που τηλεργάζονται – αλλά και ότι θα σε βοηθήσει να είσαι πιο συγκεντρωμένος στην εργασία αλλά και πιο κόσμιος.
- Δεν φωνάζουμε, σε καμία των περιπτώσεων, για να ακουστούμε. Αντ’ αυτού περιμένουμε τη σειρά μας.
- Δεν διακόπτουμε τον συνομιλητή μας. Περιμένουμε τη σειρά μας.
- Μένουμε στα βασικά. Δεν έχουμε την πολυτέλεια του χρόνου επειδή είμαστε στο σπίτι, οπότε δεν πλατειάζουμε εκτός αν είναι απολύτως απαραίτητο. Όλοι έχουμε ένα πρόγραμμα, δεν θέλουμε να μας βγάζουν οι άλλοι εκτός, οπότε δεν το κάνουμε ούτε εμείς.
- Κλείνουμε το μικρόφωνο όταν δεν μιλάμε. Δεν είναι ανάγκη να ακούνε οι υπόλοιποι το παραμιλητό μας, την γειτόνισσα που σκούζει ή τον παλιατζή – Ο ΠΑ-ΛΙΑ-ΤΖΗΣ ΟΛΑ ΤΑ ΠΑΛΙΑ ΜΑΖΕΥΩ!
- Να περιμένεις την σειρά σου, το είπα;
Σε γενικές γραμμές, είτε σε ένα meeting, είτε μιλώντας με ένα άτομο, τηρούμε τους κανόνες της στοιχειώδης ευγένειας. Και επικοινωνούμε όσο πρέπει και περισσότερο απ’ όσο έχουμε συνηθίσει όταν βρισκόμαστε όλοι μαζί στον εργασιακό μας χώρο.
Τα εργαλεία της τηλεργασίας
Α! Ο τομέας μου!
Η τεχνολογία της εποχής της πληροφορίας μας επιτρέπει να πολύ εύκολο τρόπο και με σχεδόν μηδαμινό κόστος, να δουλεύουμε εξ’ αποστάσεως, με την ίδια ή και καλύτερη απόδοση απ’ ότι σ’ έναν οποιοδήποτε εργασιακό χώρο. Η απόσταση χρειάζεται καλά εργαλεία, ώστε να μπορείς να μοιραστείς τις ιδέες σου, να φτιάξεις το πρόγραμμα σου, να κανονίσεις τις υποχρεώσεις σου, να μοιράσεις εργασίες στους υφισταμένους… η λίστα είναι τεράστια και θα μπορούσα να συνεχίσω εσαεί, αλλά κάπου πρέπει να μπει ένα φρένο.
Προσωπικά δουλεύω πάρα πολύ τα Google Sheets κι αυτό γιατί μπορώ να έχω πρόσβαση από παντού στα υπολογιστικά μου φύλλα, μπορώ να σχολιάζω, να αναθέτω εργασίες σε συναδέλφους ή να ολοκληρώνω τις εργασίες που μου αναθέτουν, ενώ δουλεύουμε δεκαπέντε νοματαίοι το ίδιο αρχείο.
Για να μην χάνεται η μπάλα με τις καθημερινές μικροεργασίες, χρησιμοποιώ το Trello, όπου φτιάχνω τις λίστες με τα πράγματα που έχω να κάνω, κι όσα έχω ήδη κάνει, τα βάζω σε άλλη στήλη. Φοβερό εργαλειάκι με πάρα πολλές δυνατότητες πάνω στην διαχείριση έργων – μικρών και μεγάλων.
Google Hangouts & Viber για instant-messaging, τα οποία εξοικονομούν χρόνο από τα αμέτρητα τηλέφωνα. Ρώτα με κάτι στο Viber και θα σου απαντήσω σχετικά άμεσα, ακόμη κι αν μιλάω στο τηλέφωνο, ακόμη κι αν έχω συνδεθεί στον υπολογιστή κάποιου που έχει οποιοδήποτε πρόβλημα και προσπαθώ να το φτιάξω.
Πολλά και συναρπαστικά εργαλεία έχει να μας προσφέρει η πληροφορική του 2020. Μείνε σε κάποια από αυτά, δεν μπορείς να τα δοκιμάσεις όλα, ούτε να γίνεις ειδήμονας σε όλα. Αποφασίστε μαζί με τους συναδέλφους σου ποια θα χρησιμοποιείτε και δουλέψτε μόνο σε αυτά. Αν δουλεύεις μερικούς μήνες σε Google Sheets, μην επιχειρήσεις να πας κάπου αλλού. Θα δυσκολευτείς στην αρχή, θα γκρινιάξεις και στο τέλος θα τα παρατήσεις. Ναι αυτό το σούπερ γαμάτο εργαλείο που βρήκες μπορεί να έχει τις υπεργαμάτες λειτουργείες αλλά, δεν δουλεύεις μόνος σου και δεν θα μάθεις ούτε εσύ, ούτε οι υπόλοιποι να το χρησιμοποιείτε τόσο καλά, όσο αυτό που ήδη δουλεύετε. Μείνε σε αυτό που είσαι καλός και δουλεύεις ήδη καλά. Ειδικά αυτή η περίοδος, δεν είναι για μεγάλες αλλαγές.
Αντί επιλόγου
Η τηλεργασία είναι το αναμφισβήτητο μέλλον την εργασίας. Η τηλεργασία είναι αυτή που θα μας γλυτώσει από το καθημερινό μποτιλιάρισμα. Η τηλεργασία θα μειώσει το αποτύπωμα άνθρακα στον πλανήτη. Η τηλεργασία θα μας δώσει πίσω τον χρόνο που καθημερινά χάνουμε μετακινούμενοι. Η τηλεργασία θα μειώσει τα κόστη τόσο των εργαζομένων όσο και των εργοδοτών.
Ίσως η γενιά μας να μην είναι ακόμη έτοιμη για ένα τεράστιο άλμα στον τρόπο σκεφτόμαστε, ζούμε και δουλεύουμε – γιατί αν το καλοσκεφτείς, περνάμε το ένα τρίτο της ζωής μας, εργαζόμενοι. Ίσως η γενιά μας να μην είναι ακόμη έτοιμη για να στήσει το γραφείο της κάτω από μια ομπρέλα θαλάσσης, ούτε να μπορεί να αποσυνδεθεί σωστά από την πραγματικότητα, ώστε να αποδώσει όπως πρέπει, καθώς το κύμα βρέχει τα πόδια της. Ίσως η γενιά μας να είναι δέσμια των καθημερινών μετακινήσεων και του χαμένου χρόνου. Ίσως η τηλεργασία να ανήκει στην επόμενη γενιά.
Αλλά η τηλεργασία είναι το μέλλον. Και το μέλλον είναι τώρα. Αυτό το τώρα μας έχει χτυπήσει ήδη την πόρτα, του έχουμε ανοίξει, μπορεί να το υποδεχτήκαμε βαρυγκομώντας, αλλά καλά θα κάνουμε να το συνηθίσουμε. Γιατί αν σε αυτό το μέλλον φερθούμε σωστά, έχει να μας δώσει περισσότερα απ’ όσα έχει να μας πάρει.